La mission du syndic consiste essentiellement dans la gestion des parties communes ainsi que dans la représentation et la gestion des intérêts de l’association des copropriétaires d’un immeuble ou d‘un groupe d’immeubles bâtis.

Le syndic agit donc comme mandataire de l’association des copropriétaires.  Il peut exercer sa mission moyennant rémunération ou à titre gratuit.  Il est par ailleurs amené, dans le cadre de cette mission, à centraliser des coûts encourus pour l’association des copropriétaires.

Le traitement TVA applicable, tant aux rémunérations du syndic qu’aux frais encourus pour l’association des copropriétaires dans le cadre de son mandat est parfois méconnu des acteurs du secteur.   Or, une application incorrecte de la législation TVA peut, en cas de contrôle, entraîner des sanctions pour le syndic négligent.  Une bonne maîtrise des règles applicables peut, quant à elle, ouvrir, tant au syndic qu’aux copropriétaires, des possibilités d’optimisation des coûts TVA.

Nous proposons donc de dresser les contours des règles applicables.

La Circulaire TVA n° 95/013 reprend la position de l’administration TVA sur le sujet.  La publication de cette Circulaire administrative, le 20 septembre 1995, fait suite à la Loi du 30 juin 1994, modifiant et complétant les dispositions du Code civil relatives à la copropriété, qui prévoit, entre autres, que l’association des copropriétaires soit dotée de la personnalité juridique.

1.    Traitement TVA des services rendus par le syndic dans le cadre de ses missions statutaires et légales

1.1.     L’indépendance, critère de l’assujettissement

Toute personne (physique ou morale, société ou association, dotée ou non de la personnalité juridique) qui livre des biens ou preste des services dans le cadre d’une activité économique, de manière habituelle et indépendante est considérée comme un assujetti au sens de la TVA (art. 4 du Code de la TVA).

Le syndic est-il assujetti à la TVA ?  Il ne peut l’être que s’il agit de manière indépendante.

La Circulaire TVA n° 95/013 indique à cet égard que « comme organe de l’association (des copropriétaires), le syndic n’agit pas de manière indépendante (…). Dès lors, les prestations de services effectuées à titre onéreux par les syndics, en cette qualité, ne sont pas soumises à la T.V.A. ».

L’administration précise que lorsque le syndic agit « dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété ou les statuts » ou encore « lors de l’accomplissement du mandat qui lui est confié par la loi (…) et, le cas échéant, lors de celui confié par l’assemblée générale comme organe de la personne morale », il doit être considéré comme l’organe de l’association des copropriétaires.  Pour toutes ces missions, le syndic est considéré, par l’administration TVA, comme n’agissant pas de manière indépendante et donc comme un non assujetti, dont les prestations sont en dehors du champ d’application de la TVA.

Cette qualification a deux conséquences importantes :

• La rémunération du syndic, pour les prestations qu’il accomplit dans le cadre de sa mission d’organe, ne peut être soumise à la TVA ;
• Le syndic ne peut déduire la TVA grevant les frais qu’il encoure dans le cadre de sa mission d’organe de l’association des copropriétaires.

1.2.     Quid du syndic personne morale ?

1.2.1.  Le critère de l’indépendance

L’administration estime que lorsqu’une personne morale est désignée comme syndic, elle peut difficilement, être considérée comme n’agissant pas de manière indépendante.  Elle considère qu’une « personne morale qui agit en qualité de syndic a en règle la qualité d’assujetti à la TVA », mais « néanmoins, et par analogie avec les personnes physiques qui agissent comme syndic, l’administration n’exige pas leur identification comme assujetti à la TVA ».

L’administration offre donc une sorte d’option aux personnes morales, leur laissant la possibilité de de s’assujettir ou non à la TVA et dès lors d’y soumettre ou non leurs services.  Nous avons vu les conséquences d’un tel choix pour le syndic.  Nous verrons que l’impact, sur les copropriétaires n’est pas moins important.

1.2.2.    Un choix global et irrévocable ?

La question se pose de savoir si cette « option » est révocable et si elle doit être appliquée de manière uniforme par le syndic pour l’ensemble des copropriétés qu’il gère.

La Circulaire TVA n° 95/013 n’en dit pas mot.

Il est intéressent de faire un parallèle entre la position de l’administration TVA relative aux syndics et celle qu’elle a adoptée pour ce qui concerne le statut TVA des administrateurs, gérants et liquidateurs de sociétés.

L’administration estime, dans une décision TVA n° ET 118.288 du 27 avril 2010 que ces mandataires « apparaissent aux yeux des tiers comme des organes de la personne morale qu’ils représentent ».  Elle précise que, « lorsqu’ils agissent dans l’exercice normal de leur mission statutaire, il se trouvent dans un lien de subordination ».  Ils ne peuvent donc agir de manière indépendante et ne peuvent être considérés comme des assujettis à la TVA pour les tâches accomplies dans le cadre de leur mandat social.

Cependant, tout comme pour le syndic, l’administration considère donc que les personnes morales qui agissent comme administrateur, gérant ou liquidateur, doivent en principe être assujettis à la TVA, « bien que, pour des raisons pratiques, l’administration n’exige pas leur identification à la TVA ».

L’administration ajoute ici que « si ces personnes morales souhaitent soumettre à la TVA leurs opérations en tant qu’organe, ce choix vaut pour toutes les opérations qu’elles effectuent comme tel » et que ce choix de s’assujettir ou non « est en principe irrévocable, à moins que la personne morale concernée n’apporte la preuve d’un changement radical de la situation de son entreprise, qui justifie la modification de son choix initial ».

La personne morale doit alors rédiger un courrier motivé adressé au contrôle de TVA compétent, qui prendra une décision à ce sujet.

Il est donc probable que l’administration défende, tout comme pour les administrateurs, que le choix de l’assujettissement à la TVA des prestations du syndic doive être appliqué de manière uniforme pour l’ensemble des copropriétés qu’il gère et que ce choix doive être respecté dans la durée, sauf  « preuve d’un changement radical de la situation, qui justifie la modification de son choix initial ».

1.2.3.  Concrètement, que choisir ?

Que peut-on conseiller aux syndics personnes morales qui hésitent à demander ou non l’assujettissement à la TVA des prestations qu’ils accomplissent dans le cadre de leur mission légale et statutaire pour une ou plusieurs associations de copropriétaires.

La réponse à cette question dépend essentiellent du statut TVA des copropriétaires et de l’affectation qu’ils font de l’immeuble.

• Le propriétaire qui ne peut récupérer la TVA encourue sur ses frais, soit le particulier non assujetti, l’assujetti exempté (médecins, avocats, etc.) ou encore l’assujetti qui n’affecte pas l’immeuble à son activité économique taxée verra ses coûts augmentés de 21% de TVA si son syndic personne morale décide d’opter pour l’assujettissement.

Notons que ce coût pourrait être (au moins en partie) contrebalancé par l’optimisation TVA dont bénéficiera le syndic qui, en soumettant ses honoraires à la TVA, pourra déduire la TVA qu’il encoure lui-même, en amont, sur ses frais de fonctionnement (pour autant bien entendu que celui-ci la répercute ce bénéfice sur ses honoraires).

Néanmoins, les syndics personnes morales dont l’activité de gestion se concentre sur les immeubles résidentiels, dont les copropriétaires sont généralement des particuliers non assujettis préfèreront probablement la voie du non assujettissement, limitant la charge fiscale des copropriétaires et les formalités/obligations TVA du syndic.

De la même manière, les administrateurs (personnes morales) de sociétés immobilières dont l’activité se concentre sur la location exemptée ne permettant pas la déduction de la TVA, choisiront d’exempter leurs rémunérations afin de ne pas alourdir leurs émoluments d’une TVA qui ne sera pas récupérable chez leur mandante.

• Pour le propriétaire qui affecte l’immeuble à son activité taxée et qui peut donc récupérer la TVA encourue sur ses frais, la soumission des honoraires du syndic (personne morale) à la TVA sera neutre.

Le syndic personne morale qui gère principalement des immeubles industriels ou de bureaux, pour des copropriétaires qui peuvent récupérer la TVA préfèrera donc probablement opter pour l’assujettissement, dès lors que cela lui permettra d’optimiser sa situation par la récupération de la TVA encourue sur ses frais, sans augmenter la charge fiscale pour les copropriétaires.

Ici également, l’administrateur (personne morale) d’une société de promotion dont l’activité consiste à construire et vendre des bâtiments neufs avec TVA choisira de soumettre les émoluments de son mandat social à la TVA.

2.    Traitement TVA des services rendus par le syndic en dehors de sa mission d’organe

Le syndic, qui, outre son activité d’organe (pour laquelle il est ou non assujetti à la TVA), effectue également d’autres activités économiques agit bien entendu de manière indépendante.  Qu’il agisse comme personne physique ou au traves d’une personne morale, le syndic doit donc être considéré comme assujetti à la TVA pour l’exercice de ces activités.

Il s’agira par exemple d’une activité de courtier pour la location ou la vente de biens immeubles que le syndic exerce à côté de son activité d’organe (voyez la décision E.T. 79.581 du 27 janvier 1994) ou encore lorsqu’il intervient en exécution d’un mandat conventionnel pour l’un des copropriétaires, en dehors du cadre de sa mission en tant qu’organe de l’association des copropriétaires (par exemple pour la gestion d’un des ses autres immeubles ou de la partie privatives dans l’immeuble, etc.).

3.    Le droit à déduction des copropriétaires

3.1.     Les biens et services reçus par l’association des copropriétaires

Outre la TVA éventuellement mise sur les honoraires du syndic personne morale, les copropriétaires assujettis peuvent également, en principe, récupérer la TVA encourue sur les biens et services fournis à l’association des copropriétaires, en proportion de leur quote-part dans les frais de l’immeuble.

Il s’agit par exemple des dépenses périodiques telles que les frais de chauffage, d’éclairage, d’entretien, etc. ou encore de dépenses plus ponctuelles telles que les frais de renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d’un ascenseur, le placement d’une nouvelle toiture, etc.  Certains de ces frais, tels que les assurances, taxes, etc. ne portent bien entendu pas de TVA (et donc, par définition pas de TVA déductible).

Ces biens et services doivent être facturés à l’association des copropriétaires avec indication de la situation de l’immeuble ou du groupe d’immeubles bâtis, à l’adresse communiquée par le syndic.

Le syndic, nous l’avons dit, est chargé de la centralisation de ces frais, dans le cadre de sa mission de gestion.  Il paie les factures des prestataires pour le compte de l’association des copropriétaires et demande ensuite aux copropriétaires le remboursement de leur quote-part.

3.2.     Le décompte à établir par le syndic

Le droit à déduction des copropriétaires est cependant subordonné à la délivrance, par le syndic, au nom de l’association des copropriétaires, d’un compte détaillé établissant la quote-part du copropriétaire dans les charges.

Le Circulaire TVA n° 95/013 précise que « ce compte doit être établi au moins une fois par an, doit mentionner le prix exact à payer aux fournisseurs ou prestataires, le montant de la taxe et la quote-part de chaque copropriétaire dans les dépenses communes et dans la taxe ».

Le syndic ne peut en aucun cas, en sa qualité de mandataire ou de représentant de l’association des copropriétaires, adresser à cette dernière une facture, une note de débit ou tout autre écrit équivalent, libellés en son propre nom, pour demander le remboursement de ces frais.  Les seules factures qu’il peut adresser à l’association des copropriétaires sont celles relatives à ses propres honoraires.

Ces factures d’honoraires devront, elles aussi, être reprises sur le décompte détaillé à adresser aux copropriétaires afin qu’ils puissent, le cas échéant, déduire la TVA y reprise, en proportion de leur quote-part.

Dans la pratique, il n’est pas rare de voir le syndic non assujettis refacturer l’ensemble des charges de la copropriété, « toutes taxes comprises ».  Cette manière de faire est contraire aux législations en vigueur et tout à fait défavorables aux copropriétaires assujettis qui pourraient récupérer la TVA encourue sur leur quote-part de frais s’ils disposaient d’un décompte conforme.

3.3.   Quid du locataire assujetti qui souhaite récupérer la TVA encourue sur les frais de l’immeuble (dont éventuellement les honoraires du syndic) ?

La Circulaire TVA n° 95/013 aborde également la question du droit à déduction du locataire.  Elle indique que « la déduction, dans le chef du locataire, de la T.V.A. grevant les livraisons de biens et les prestations de services relatives au lot, utilisé par ce dernier dans le cadre de son activité économique taxée, et facturées à l’association des copropriétaires dépend du bail conclu entre le copropriétaire et son locataire ».

L’administration fait une différence entre deux types de contrats de location.

Le premier, imposant au locataire « comme charge du bail l’obligation de payer pour son compte, à l’association des copropriétaires, la part qui lui incombe dans les dépenses communes » ne permettrait pas la déduction de la TVA dans le chef du locataire, dès lors que « les montants payés par le locataire à l’association des copropriétaires sont en effet acquittés pour compte du bailleur qui, du reste, ne peut pas davantage invoquer le droit à la déduction de la taxe en amont puisque la location immobilière est une opération exemptée de la taxe ».

Le second prévoyant que « les dépenses visées sont mises directement à charge du locataire », permettrait, selon l’administration que ce dernier puisse « déduire la T.V.A. comprise dans le montant porté en compte, selon les règles normales, dès lors qu’il est en possession du compte détaillé, établi par le syndic au nom de l’association des copropriétaires où il est indiqué également, outre les mentions d’usage, le nom, l’adresse et le numéro de T.V.A. du locataire. Il convient donc que le copropriétaire communique au syndic, dans les délais, les données nécessaires pour que ce dernier puisse établir le compte de manière correcte ».

Notons qu’une troisième voie existe et qu’elle consiste, pour le propriétaire, à refacturer, à son locataire, les charges de l’immeuble, y compris celles émanant de l’association des copropriétaires.  Une telle refacturation peut, sous certaines conditions, être effectuées avec TVA (pour les charges y soumises) et ouvrir un droit à déduction de la TVA au propriétaire, dans la mesure où il dispose d’une décompte correct du syndic (voyez entre autres les arrêts suivants : CJUE, Field Fisher Waterhouse LLP,  27 septembre 2012, C‑392/11 et CJUE, Tellmer Property, 11 juin 2009, C-572/07, ainsi que le point n° 95 de la Circulaire TVA n° 4 du 12 janvier 1973) .

Une telle soumission n’est cependant pas toujours avantageuse, en particulier lorsque le locataire n’est pas assujetti et que les charges comprennent une part importante de mise à disposition de personnel (dont les coûts ne portent pas de TVA si le personnel est sous payroll du propriétaire alors que la refacturation sera soumise à la taxe).

Gilles Carnoy, avocat

Yaël Spiegl, avocate spécialisée en TVA de l’immobilier